Individuell und schnell – Einführung einer Planungslösung bei Heidelberger Druckmaschinen

Challenge accepted: Aufbau einer Planungsapplikation in nur sechs Wochen.

 

Stärker denn je ist der Print-Bereich im Wandel, der den Druck auf effiziente Prozesse erhöht. So auch bei Heidelberger Druckmaschinen AG, ein wichtiger Anbieter und Partner für die globale Druckindustrie mit rund 11.500 Mitarbeitern. Im Fokus standen hier insbesondere die Verschlankung und Vereinfachung des Planungs- und Forecastprozesses, bei dem vor allem die Abstimmung der Vertriebsplanung zwischen Vertriebs- und Geschäftsverantwortlichen in den Blick genommen wurden.

 

 

Im ersten Schritt wurde der Planungsprozess als Middle-up-down-Prozess neu definiert. So wurden u. a. verschiedene Campus-Phasen eingeführt, in denen die Regionsverantwortlichen mit den Geschäftsverantwortlichen eine Art „Speeddating“ haben und erst bei „weißem Rauch“, das heißt bei gemeinsam getragenen Zahlen, die Meetings beendet werden.

In weiteren Prozessschritten wurden dann diese verabschiedeten Vorgaben weiter detailliert und weitere GuV-Positionen geplant. Im zweiten Schritt sollte der gesamte neuaufgesetzte Prozess durch ein Business Intelligence Tool unterstützt werden. Im Rahmen eines PoCs fiel die Entscheidung auf das von avantum consult entwickelte Produkt Apollo mit dem Modul aCCS, eine auf IBM Cognos TM1 basierende Planungslösung mit vordefinierten Logiken.

Apollo kombiniert sozusagen das Beste aus zwei Welten: die Flexibilität eines offenen OLAP-Werkzeugs mit der fertigen betriebswirtschaftlichen Logik einer Planungsapplikation. So können individuelle Spezialanforderungen wie eine spezielle Produktergebnisrechnung einfach umgesetzt werden, ohne dass jede grundlegende Logik – wie z.B. Währungsumrechnung – neu entwickelt und eingebaut werden muss.

 

Die wesentliche Herausforderung war der Aufbau der Planungslösung innerhalb eines Zeitfensters von sechs Wochen mit den folgenden Funktionalitäten:

  • Einfache Erweiterung der aus SAP gelieferten Stammdaten durch die Fachabteilung
  • Top-down-Planung mit Einhaltung von Vorgabewerten und entsprechenden Freigabe­mechanismen bei Abweichungen
  • IC-Planung inklusive automatischem IC-Abgleich
  • Automatisierte Managementkonsolidierung
  • Unterstützung des Planungsprozesses durch einen automatisierten Workflow
  • Währungsumrechnung
  • Kommentierung der Planzahlen
  • Anlage und Pflege von verschiedenen SzenarienAnalyse, sowohl in tabellarischer als auch grafischer Form

Das Ergebnis: schnelles Live-Setzen der Applikation durch vordefinierte Lösungen

 

Die aus SAP gelieferten Stammdaten müssen teilweise um Planungselemente erweitert werden. Anforderung war im Wesentlichen, dass dies einfach durch die Fachabteilung durchgeführt werden kann. Hierbei wird das in Apollo integrierte Metadatenmanagement eingesetzt. In der webbasierten Applikation können alle für die Planung benötigten Zusatzstrukturen einfach gepflegt und in Hierarchien einsortiert werden. Dabei ist durch die Farbgebung immer ersichtlich, aus welcher Quelle die Stammdaten importiert worden sind.

 

Die Farbgebung kennzeichnet die Quelle der Stammdaten
Die Farbgebung kennzeichnet die Quelle der Stammdaten

 

Der eingebaute Standardworkflow wurde im Rahmen des Projekts erweitert. Hier galt es vor allem, die Freigabemechanismen abzubilden. Im Wesentlichen werden in den verschiedenen Planungsphasen die Daten immer weiter verfeinert. Dabei ist es essentiell, dass die aggregierten Daten der vorangegangenen Planungsphase wieder getroffen werden. Sollten Abweichungen entstehen, müssen diese kommentiert und durch entsprechend berechtigte Personen freigegeben werden. Erst dann kann die nächste Planungsphase starten. Unterstützt wird dies durch das System, entsprechende Übersichtsberichte sowie das automatisierte Freischalten oder Sperren der verschiedenen Planungsphasen. Somit ist gewährleistet, dass nur freigegebene und abgestimmte Werte für den nächsten Planungsschritt genutzt werden. Der Abstimmungsaufwand am Ende der Gesamtplanungsphase ist entsprechend geringer.

 

Konsolidierung der Intercompany-Beziehungen
Konsolidierung der Intercompany-Beziehungen

 

Für die IC-Abstimmung lieferte Apollo mit dem Modul aCCS bereits alle wesentlichen Logiken in vordefinierter Form und die entsprechende Oberfläche für den einfachen Abgleich hinsichtlich Abstimmungsdifferenzen. Das System kann so parametrisiert werden, dass es durch den Einsatz des Leader-Follower-Systems nicht zu Abstimmungsdifferenzen kommt. Dabei hat der Follower jederzeit ein Vetorecht, um Diskussionsbedarfe aufzuzeigen. Eine andere Möglichkeit ist, dass beide Partner die korrespondierenden Positionen planen und damit Abstimmungsdifferenzen markiert dargestellt werden. Beide Partner sehen immer zu jeder Zeit, was die jeweils andere Gesellschaft geplant hat – inklusive Währungsumrechnung der Partnerwährung in die eigene Währung. Die entsprechende Konsolidierung der Intercompany-Beziehungen erfolgt dann automatisiert.

 

Vordefinierte Logiken für die IC-Abstimmung
Vordefinierte Logiken für die IC-Abstimmung

 

Fazit

 

Durch die vorgefertigten Logiken und Funktionalitäten in Apollo konnte die gesamte Planungsapplikation innerhalb von sechs Wochen erfolgreich aufgebaut und live umgesetzt werden. Darüber hinaus ist durch den modularen Aufbau der weitere Ausbau der Lösung einfach und übersichtlich möglich. Heidelberger Druckmaschinen hat mit der bereitgestellten Applikation die erste Planung erfolgreich durchgeführt und ergänzt das System nun um weitere Module.

 

Mehr zur Planungslösung Apollo: https://www.avantum.de/loesungen/planung-und-simulation/integrierte-planung-und-reporting-mit-apollo/

 

 

Autor: Stefanie Böckmann, Mitglied der Geschäftsleitung avantum consult AG

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