Faber Castell Group: Integrierte, konzernweite Finanzplanung mit Apollo

Die Ausgangssituation

 

In der Gruppe existierte kein einheitliches Planungssystem. Die Standard-Planung erfolgte daher hauptsächlich in Excel, was zu einem hohen Aufwand bei der manuellen Vernetzung der unterschiedlichen und zum Teil sehr komplexen Excel-Sheets führte.

 

Im Bereich ERP musste zwischen Ländern mit SAP und Non-SAP unterschieden werden, wobei bei den Ländern mit SAP ERP eine Vielzahl von Planungsalgorithmen bereits im ERP System ausgeführt wurden, diese allerdings nicht mit einem separaten Planungssystem verknüpft waren. Vor allem bei den Non-SAP-Ländern bestand eine hohe Intransparenz über den Planungs-Prozess und dessen Güte.

 

Der Prozess war aufgrund der geringen Automatisierung und der vielen nötigen Abstimmungsrunden extrem aufwendig und fehleranfällig, zudem personenabhängig und in großem Maße intransparent. Darüber hinaus war das Unternehmen in seiner Planung sehr unflexibel, vor allem in Bezug auf Änderungen und Anpassungen in einem fortgeschrittenen Stadium der Planung.

 

Die Zielsetzung

 

Ziel des Projekts war die Optimierung des Planungsprozesses und die Implementierung

eines unternehmensweit nutzbaren, integrierten Planungssystems sowie die Standardisierung von Planungsprozessen und -strukturen bei Faber-Castell. Folgende Meta-Ziele sind dabei hervorzuheben:

 

  • ein transparenter und steuerbarer Prozess vom Konzern bis zur Einzelgesellschaft
  • Verbindung zur Strategie über zentrale Vorgabe von Eckwerten je Gesellschaft (gruppenweit einheitlicher KPIs) und Erfassung der Vorgaben je Gesellschaft (Bottom-Up und Top-Down)
  • ein flexibles Planungssystem für Konzern und Einzelgesellschaften, das unterschiedliche ERP-Landschaften „unterstützt“einheitliche Systematiken/Logiken und flexible Strukturen (Detailebenen)
  • ein attraktives Kosten-Nutzen-Verhältnis für Konzern und (auch kleine) Einzelgesellschaften
  • die weitestgehende Reduzierung manueller Tätigkeiten (weg von Excel, hin zu einem integrierten System) und dadurch eine Erhöhung der Datenqualität

 

Das zentrale und dezentrale Controlling sollten den Planungsprozess als Qualitätssicherungsinstanz und zur Überwachung des Workflows begleiten. Das Controlling war im Planungsprozess zentraler Ansprechpartner für alle Beteiligten. Des Weiteren erfolgte eine Verknüpfung der operativen mit der strategischen Planung. Die zentrale Vorgabe von Eckwerten je Gesellschaft in Form von EBT-Marge (%), Umsatz, Working Capital, Verschuldungsgrad und Investitionsbudget durch das Group-Board stellten eine Verbindung zur Strategie her. Durch die Optimierung der Planungsprozesse sollte die Identifikation der operativen Einheiten mit den Planwerten sowie die Qualität der Plandaten auf Ebene der Einzelgesellschaft und auf Konzernebene erhöht werden. Durch zentrale Vorgaben des Planungsprozesses wurden unter anderem auch Standards für die Planung von Projekten und Investitionen notwendig.

 

Das Vorgehen

 

In einem Auftaktworkshop wurde gemeinsam festgelegt, dass zunächst die fachliche Planungskonzeption für die Gruppe sowie die Einzelgesellschaften erarbeitet werden sollte. Diese erfolgte dann, im Rahmen eines kleinen Pilotprojekts, in Abstimmung mit dem Faber Castell Vertrieb und mit Faber-Castell Kosmetik als repräsentative SAP-ERP-Gesellschaften mit nennenswertem Verbesserungspotential. Berücksichtigt wurden zudem die grundsätzlichen Anforderungen für Non-SAP-Gesellschaften.

 

Parallel zur Aufnahme der systemtechnischen Anforderungen wurden auch die inhaltliche und prozessorientierte Soll-Konzeption mit aufgenommen. Beides zusammen bildete die Basis für eine fundierte Software-Auswahlentscheidung in nächsten Schritt des Projekts.

 

Die Wahl fiel dabei auf Apollo, eine von avantum entwickelte, flexible Modullösung zur integrierten Unternehmensplanung. Aufgrund der definierten Anforderungen konnten einige Module, die bereits fertig in Apollo enthalten sind, wie die Kostenstellenplanung, GuV sowie Bilanz- und Cashflow (inkl. Absatz-/Umsatzplanung) ohne größere Anpassungen übernommen und implementiert werden. An anderer Stelle, wie zum Beispiel bei der Investitionsplanung, mussten individuelle Anpassungen (hier die Nutzungsdauer in Form von Jahren statt wie standardmäßig enthalten in Monaten) vorgenommen werden.

 

Zum Abschluss des Projekts wurde Faber Castell im Umgang mit der neuen Planungslösung geschult, damit der Konzern sofort mit der Erstellung von Planung und Berichten loslegen konnte.

 

Das Ergebnis

 

In einer kurzen Projektdurchlaufzeit von ca. 6 Monaten wurde eine komplette, integrierte

und individualisierte Planung für die gesamte Gruppe erstellt – inklusive Strategieentwicklung und Implementierung einer Planungs-Lösung.

 

Die Strategie sowie sämtliche Prozesse und die entsprechenden Teilplanungen verlaufen nun nach einheitlichen Standards und wurden zu einen großen Teil automatisiert.

 

Die Mitarbeiter müssen sich jedoch kaum umstellen: Der Umgang mit der Lösung ist einfach und intuitiv, außerdem können Berichte auch weiterhin in bewährter Manier in Excel erstellt werden. Sie sind nun aber leicht integrierbar und vergleichbar dank automatisierter Versionierung und Plan-Ist-Vergleiche.

 

Faber Castell erhält mit Apollo Zugriff auf erprobte betriebswirtschaftliche Logiken und kann sofort mit seiner Planung starten. Dennoch bietet die Lösung dem Konzern ein hohes Maß an Flexibilität bei seinen Planungsprozessen.

 

Autor: Marius Schmidt, Senior Consultant avantum consult AG

 

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