Szenarien von Organisationsveränderungen systemisch abbilden, analysieren und Lösungsansätze für Veränderungen aufzeigen

Abbildung 1: Herausforderungen für das Controlling bei Entscheidungen zu Organisationsveränderungen
Abbildung 1: Herausforderungen für das Controlling bei Entscheidungen zu Organisationsveränderungen

Das Controlling beherrscht erfahrungsgemäß die Regelprozesse zu Budget und Forecast. Die dabei eingesetzten Systeme unterstützen die Prozesse mitsamt den geforderten Management-Analysen meist adäquat.

 

Bei wegweisenden Entscheidungen des Managements (Vorstand und Aufsichtsrat), z.B. bei Merger- und Acquisition-Aktivitäten (M&A), Reorganisation des Konzerns, Discontinued-Operations-Szenarien oder Strategieentwicklungen muss das Controlling eine top Management-Unterstützung bieten. Häufig operiert das Controlling bei diesen Geschäftsvorfällen außerhalb des Regelprozesses und muss auf gewohnte Abläufe und Systemunterstützung verzichten. In der Regel bedeutet dies für das Unternehmen im Entscheidungsprozess einen gesteigerten internen und externen Ressourcen-Aufwand.

Die größten Herausforderungen im Entscheidungsprozess bestehen bei derartigen Sonderfällen in der iterativen Entwicklung neuer Organisationstrukturen, deren Evaluierung und die Effektanalyse in den Top-KPIs. Das Controlling muss hierfür geeignete Analysen auf Basis vorhandener Konzernkennzahlen (Ist inklusive Vorjahre, Forecast, Budget) für alle Ebenen bereitstellen.

Abbildung 2: Exemplarischer Entwicklungsprozess neuer Organisationsstrukturen
Abbildung 2: Exemplarischer Entwicklungsprozess neuer Organisationsstrukturen

Der Prozess bis zur finalen Management-Entscheidung sollte idealerweise eine kurze Durchlaufzeit haben und auf Daten hoher Qualität basieren. Ohne eine geeignete Systemunterstützung lassen sich die genannten Anforderungen nur gewährleisten, indem die Komplexität im Prozess reduziert wird.

 

Meist bedeutet die Komplexitätsreduktion in der Aufbereitung und den Analysen, lediglich auf Meldedaten zuzugreifen, Konsolidierungseffekte (u.a. Intercompany) pro rata einzubeziehen und komplexe Top-KPIs wie ROCE oder Cashflow stark vereinfacht zu berechnen. Zeitreihenanalysen beschränken sich oft nur auf das aktuelle und vorherige Jahr. Zudem erfolgt die Aufbereitung der Datenbasis vorwiegend ohne Systemunterstützung, manuell in umfangreichen Excel-Dateien und birgt die üblichen Gefahren wie z.B. Multiple-Points-Of-Truth oder Formelfehler. Obendrein lässt sich die aufgebaute Excel-Welt meist nur einmalig im vorliegenden Fall nutzen, eine Wiederverwendbarkeit ist nur beschränkt gegeben. 

Abbildung 3: Analyse- und Informationsprozess ohne Systemunterstützung und reduziertem Umfang
Abbildung 3: Analyse- und Informationsprozess ohne Systemunterstützung und reduziertem Umfang

In letzter Konsequenz führt dies bei fehlender Systemunterstützung dazu, dass das Management mit Informationen minderer Qualität versorgt wird. Aufgrund des tiefgreifenden Einflusses der Management-Entscheidungen auf das Unternehmen, ist eine verminderte Informationsqualität selbstverständlich kontraproduktiv für das Ziel der Top-Management-Unterstützung.

 

Um die Ziele der Top-Management-Unterstützung bei Organisationsveränderungen zu erreichen, bietet avantum mit dem Simulations-Tool einen geeigneten Stellhebel.

 

Das Simulations-Tool ermöglicht es, die Informationsqualität systemisch zu steigern, indem beispielsweise eine automatische Zuordnung der Konsolidierung in der neuen Struktur erfolgt.  Auf die Einschränkung bei der Zeitreihenanalyse auf das Vorjahr und das aktuelle Jahr kann verzichtet werden und sämtliche Vorjahre stehen für die Analyse zur Verfügung.

 

Mit der Automatisierung und Digitalisierung des gesamten Prozesses lassen sich Durchlaufzeiten respektive Kosten erheblich reduzieren und dem Management die benötigten Informationen schneller (Reduktion des Time-To-C-Level) und qualitativ hochwertiger bereitstellen.

Abbildung 4: Analyse- und Informationsprozess mit Systemunterstützung (avantum Simulations-Tool) in vollem Umfang
Abbildung 4: Analyse- und Informationsprozess mit Systemunterstützung (avantum Simulations-Tool) in vollem Umfang

Darüber hinaus muss der Kapitalmarkt von CFO/CEO über strategische Reorganisationen zu einem Zeitpunkt mit Kennzahlen informiert werden, bei dem die dafür notwendigen Kennzahlen meist nicht im regulären Konsolidierungssystem ermittelt wurden. Das Restatement von Ist-Kennzahlen im legalen Konsolidierungssystem erfolgt erst nach der Veröffentlichung der neuen Strategie. Mit dem systemischen Ansatz des avantum Simulations-Tools zur Organisationsveränderung, lässt sich somit die Konfidenz von CFO und CEO zu den veröffentlichen Vorabkennzahlen eindeutig erhöhen.  

 

Zusammengefasst ermöglicht es das avantum Simulations-Tool, den Entscheidungsprozess bei Organisationsveränderungen mit Effizienz und Qualität zu steigern, den systemischen Single-Point-of-Truth zu garantieren, Kosten zu reduzieren und die Wiederverwendbarkeit in mehreren Anwendungsfällen zu gewährleisten.

Abbildung 5: Nutzen der avantum Simulation
Abbildung 5: Nutzen der avantum Simulation

Autor: Christoph Mertens, Solution Expert, avantum consult AG